La mayoría de las empresas con las que hemos trabajado en estos años hacen lo mismo, se lanzan a comprar o desarrollar una solución sin ver realmente cuál es el producto que se va adecuar correctamente a sus necesidades.
El resultado es predecible: terminan comprando el sistema que mejor se lo venden, el más barato, o el que prometen tener funcionando en menor tiempo, o el que más se usa, pero no necesariamente el que se adapta a lo que la empresa necesita, su forma de trabajo, y las regulaciones que tiene que cumplir.
Para ello existe el pliego de requerimientos o también conocido como Pliego de Solicitud de Propuestas, que tiene que ser acompañado junto a un proceso de adquisición.
Qué es un pliego de requerimientos (en simple)
Un pliego de requerimientos es un documento que define, antes de hablar con proveedores:
- Cómo funciona hoy tu empresa
- Qué problemas querés resolver
- Qué necesitás que haga el sistema
- Bajo qué condiciones debe operar
No es un documento técnico complejo.
Es una herramienta de decisión.
Y sobre todo, es lo único que equilibra la relación con los proveedores y permite comparar/evaluar en una selección.
Por qué ningún proveedor te lo va a pedir
Un proveedor de ERP (y en general de otras soluciones) vende soluciones predefinidas.
Y cuanto menos estructurado esté tu emprendimiento, más margen tiene para:
- Adaptar tu problema a su producto
- Mostrarte demos genéricas
- Evitar comprometerse con resultados concretos
En otras palabras: si no tenés pliego, la venta la controla el proveedor. Si tenés pliego, la evaluación la controlás vos.
El problema puntual: comprar antes de entender
Muchas empresas arrancan así:
- “Necesitamos un ERP”
- Buscan en Google
- Agendan demos
- Comparan precios
- Deciden
El problema es que en ese proceso nunca definieron:
- Qué significa “necesitamos”
- Cuáles son los procesos que van a sistematizar con el ERP y cómo necesitan ser alineados
- Qué impacto económico tienen esos problemas
- Qué regulaciones deben cumplir
Entonces terminan optimizando el costo o eligiendo por reputación y esto termina siendo una mala decisión, porque se encuentran que después se frustran porque el sistema les complica la operatoria diaria, tardan más en lugar de menos, y hacer seguimiento es complicado, tienen que "parchar" lo que le falta al sistema o invirtiendo más o agregando soluciones con Excel o manuales extras, además que pueden estar expuestos a problemas legales si el sistema no cumple determinadas características.
Qué pasa cuando sí tenés un pliego
Cuando trabajás con un pliego de requerimientos:
- Las demos dejan de ser genéricas
- Las propuestas se vuelven comparables
- Podés exigir casos reales de uso
- Detectás humo mucho más rápido
Y algo clave: cambiás la conversación de “qué me ofrecés” a “cómo resolvés esto”.
Si hasta acá entendiste el valor de un pliego, y necesitan un sistema en tu empresa, podemos ayudarte a armarlo y acompañarte en el proceso de adquisición. Contactanos. Si querés saber más sobre el costo de no hacerlo seguí leyendo.
El error más caro: saltear este paso
No hacer un pliego no te ahorra tiempo ni costo.
Te lo cobra después en:
- Implementaciones extras
- Costos ocultos
- Frustración del equipo
- Sistemas subutilizados
- Problemas legales
- Problemas de ciberseguridad
- Problemas de continuidad operativa
Un ERP mal implementado no solo no soluciona problema los amplifica.
Conclusión
Un pliego de requerimientos no es burocracia es una estrategia para hacer compra informada.
Es lo que separa comprar software de resolver los problemas operativos puntuales que quiere resolver la empresa con el sistema nuevo.
Y aunque ningún proveedor te lo exija, es probablemente la decisión más importante de todo el proyecto.
Implementar ERP no es instalar software
Es repensar cómo funciona tu empresa, y eso no empieza con un proveedor, empieza con tener claro el porqué querés hacerlo, que vas a optimizar, que te vas ahorrar, cómo vas a tener más ganancias, o cómo vas a dejar más contento a tu cliente.